Google Workspaceは複数名でアカウント共有が禁止ということでいろいろ考えている件

僕の勤め先では、グループウェアとしてLINE WORKSを使っていて、いろいろできて便利なのですが対外的なこととなるとGoogle Workspaceのアプリの方が便利だったりします。

特に人気なのがGoogleフォーム。これを使いたいがためにGoogleアカウントを作らせてほしいと依頼が来ます。LINE WORKSでもアンケート機能はありますが、組織内のLINE WORKSユーザーかつながっているLINEユーザーしか回答できません。不特定多数や匿名を対象にするならGoogleフォームはとてもよい。

次にGoogleドライブ。大きいファイルもアップしやすいし、URLを共有するだけで安全に外部の関係者とのファイルのやり取りが可能なのはとても便利。あと好きなタイミングで消したり非公開にすることも可能。Web上のアップローダーを使わずに済むし、メールの添付ファイルを送る時のパスワードのやり取りとか煩雑なことをしなくて済みます。

ただ、無料で作成できるGoogleアカウントは、いくら組織内でルールを作っても管理するのは使用している職員になります。この職員がパスワードを変更して退職なんてしたら情報を持ち逃げされてしまいます。

そこでアカウントを組織的に管理できる、法人向けで有償のGoogle Workspaceを導入しようと考えているのですが、想定している使い方ができないなと感じて悩んでいるというお話です。突破口は見えてきたので、その整理がてら記事にしました。

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GWSはアカウントを複数名で共有できない

想定している使い方ができないと感じた理由が、GWSはアカウントを複数名で共有できないということです。

グループウェアはLINE WORKS、オフィススウィートはMicrosoft 365、メールはホームページ用のWebサーバーを兼ねているエックスサーバーのWebメールを使用しており、GWSでニーズがありそうなのがフォームとドライブぐらいなんですよね。

そのため、使いたいといった事業所にはアカウントを作成して、事業所内で共有しながら使用してもらおうと考えていました。

ところが、どうやらGWSの利用規約で複数ユーザーでアカウントを使い回すのは禁止されているようです。

ユーザー間でアカウントを共有しない - Google Workspace 管理者 ヘルプ
Google アカウント(maria@solarmora.com など)は、1 人のユーザーによる使用が目的とされています。組織内の複数のユーザーがユーザー名とパスワードを共有して同じアカウントを頻繁に使用すると、ユーザーに対して以下の問題...

フォームの代替案を検討

本当にGWSが必要かどうかを考え直さないといけません。

そこで今回メインの目的になっているフォームの代替案がないかをまずは調べてみます。

formrun

formrun(フォームラン)| 無料で使えるメールフォームと顧客管理
formrun(フォームラン)は、問い合わせ窓口やアンケートフォームなど、様々なフォームを作成できるツールです。誰でも簡単にフォームが作成でき、カンバン画面や担当者の設定でデータの管理もスムーズに行えます。有料ユーザー数No.1!

フォームについて調べると上の方に出てくるformrun。

Webへの埋め込みも可能で、フォームから送信されたお問い合わせに対するレスポンスの状況も確認できます。

あとLINE WORKSとの連携が可能で、フォームから送信されたらトーク上で通知を受け取ることができます。これは便利そう。

formrun - LINE WORKS
formrunは、フォーム作成からフォームに入力された顧客情報の管理までを行うことができるツールです。formrunとLINE WORKSの連携により、form

ただ、料金はそれなりにします。たくさんの種類のフォームを用意することを想定するとSTARTERかPROFFESIONALプランが必要です。

プランSTARTERPROFFESIONAL
フォーム作成数50個無制限
チームメンバー数5人10人
月額費用(税抜)12,980円25,800円

チームメンバーは1人追加につき980円かかります。ここまでコストをかけるんだったらGWSでアカウント数を増やす方がいい気がします。

WordPressのContact Form

Contact Form 7
お問い合わせフォームプラグイン。シンプル、でも柔軟。

Contact FormはWordPress上でフォームを作成でき、このブログのお問い合わせフォームとしても使っています。

ファイルの添付も可能で自由度が高いです。Google フォームもファイル添付機能はありますが、回答する人はGoogleアカウントにログインする必要が出てくるので少し不便です。

ワードプレス、ContactForm7の内容を、LineWorksに
現場では、「LineWorks」が使われている場合があります。 わざわざメールをチェックしなくても、「LineWorks」に通知されると便利です。 今回は、ContactForm7 + phpプログラムでやってみたいと思います。 ↑ API

フォームからの投稿はメールで受け取る形ですが、APIでLINE WORKSに通知するということをやっている人もいます。

WordPressのインストールが必須ですが、フォーム専用でWordPressを用意するというのもおもしろいかもしれません。ユーザーを用意して各事業所で各自入って編集させればいいですしね。

あと重大な欠点が、メールで受信するのでアンケートとして使用する場合は集計が大変ということ。ここはスプレッドシートに書き出せるGogole フォームに軍配が上がりますね。

Contact Formにも集計機能がある?

https://www.webike.net/staffblog/5956/

ただ、Contact Formからの投稿内容をGoogle スプレッドシートで集計してくれるプラグインもあるらしい。って結局GWSいるやないか……^^;

もう少し調べてみたら集計機能のあるアンケート用のプラグインもあるかもですね。研究の余地ありです。

エックスサーバーのメールフォーム

メールフォーム設置手順 | レンタルサーバーならエックスサーバー
レンタルサーバー「エックスサーバー」のご利用マニュアル|お問い合わせフォームなどに利用可能な「メールフォーム」を設置する手順です。エックスサーバーでは管理ツールからワンクリックでメールフォームを設置することが可能です。

エックスサーバーにはCGIツールとしてメールフォームが用意されています。

おそらく設定自体はContact Formより簡単にできそうですが、マニュアルのページで回答項目を見る限りだとお問い合わせフォームとしての用途としては足りそうですが、アンケートフォームとしてはイマイチそうです。拡張性も期待できないですしね。

あとはメインのドメインの下に特定のディレクトリが用意されてそこにインストールされます。できればサブドメインも使えて任意のディレクトリにインストールできたら便利だったですね。

Google フォームが一歩リードか

今のところGoogleフォームが集計ができるというメリットで一歩リードしているように思います。

ただ、WordPressのContact Formに集計機能がついたら、コストのメリットで逆転もありそうです。

サイト上のお問い合わせフォームとして見るのであればどちらでもOKそう。用途に応じて使い分けて、アンケートをしたい人だけGWSのアカウントを用意するというのがいいのかもしれません。

ドライブの代替案を検討

フォームを使うだけでしたら、事業所で代表者1名のアカウントを作成して、事業所内におけるフォームの作成と管理を担うという形で運用はできると考えました。

一方のドライブについては事業所の中でも自分専用で使いたいという人が多そうです。外部とのデータのやり取りに便利ですからね。特に容量が大きいデータもやり取りができますし。

ただ、それだと契約しないといけないアカウント数に対して持て余しそうです。そこで、GWSはFrontlineというドライブは2GBしかないけどその分コストを抑えられるプランでフォームなどのアプリを使いたい人向けに用意し、ファイルのやり取りは別の方法を用意するのが良いのではないかと考えました。

というわけでドライブの代わりとなるストレージサービスを探します。

LINE WORKS

LINE WORKSにもストレージの機能があります。

現在旧プランのライトプランを使用しており、ストレージが100GB+メンバー数×1GBと心もとない容量なのですが、プランの改定でスタンダードプランになると1TB+メンバー数×1GBと大幅に使える容量が増えます。その分料金も値上がりしてしまいますがこれは仕方がない。

プランスタンダードアドバンスト
月額料金(税別)/1ユーザー450円800円
ストレージ1TB100TB
Driveオプション(100円/1ユーザー)あり
メールなしあり
https://line.worksmobile.com/jp/pricing/

アドバンストプランにするとストレージが100TBにできます。

ストレージの容量追加オプションで100TB増やそうと思うと、月額984,000円とアホみたいに高い金額になってしまうので、容量を増やすのであればアドバンストプランを選ぶ方がいいですね。

メール機能についてはメールアドレスを自由に作れた方がいいので、機能はあっても使いません。

Drive機能について

問題はDrive機能を採用するかどうか。ここは外部とのデータのやり取りに関わってきます。

Drive機能がないスタンダードでは、作成したグループトークでのフォルダであればリンク共有で外部とのやり取りが可能です(組織で自動的に作成されるグループでは不可)。ただ、基本的には内部でのファイルのやり取りに限定されます。

Drive - LINE WORKS
ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」ならチャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えます。PCだけでなくスマホでもフル機能が使えるので、働き方改革に有効です。

そこでDrive機能をオプションで付けると、外部とのファイルのやり取りが容易になります。

オプションは1ユーザーあたり100円。たかが100円、されど100円。うちでは約250ユーザーが使用しているのえ、月額25,000円程上乗せすることになります。このコストがなかなか厳しい。

Xserverドライブ

ユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージ|Xserverドライブ(旧エックスドライブ)
Xserverドライブは、ユーザー数無制限で高いコストパフォーマンスを誇る法人向けの高速クラウドストレージです。社内のファイルの一元管理や、離れた拠点間でのデータ共有・管理などが可能で、テレワークでの利用にも最適です。

少し前から気になっていたのがXserverドライブ。どうやらエックスサーバーの回し者になっているようです。

ユーザーは作り放題で、外部とのやり取りにも使用可能。URLで共有できるしパスワードでの保護も可能です。

ファイルの上限サイズも5GBまでいけるので、大きい動画ファイルでもアップロードできます。

それでいてコスパが良い。下記の表の通りです。月額料金は36か月契約での価格です。

プランスモールビジネスビジネスビジネスプラス
月額料金(税込)2,970円5,940円11,880円
ストレージ(HDD)1TB2TB4TB
ストレージ(SSD)500GB1TB2TB
https://drive.xserver.ne.jp/function/

この金額であれば稟議も通しやすそうです。

利用人数を増やしても金額は変わりませんので、GWSやLINE WORKSのDriveを追加するよりもだいぶ安上がりに済みますね。

現時点での結論

そういうわけで、現時点で出した結論です。

  • お問い合わせフォーム: フォーム用のWordPressを作成しContact Formを使用
  • アンケート: GWSのFrontlineプランで必要とする事業所代表者のアカウントを作成
  • ストレージ: Xserverドライブのスモールビジネスプラン

WordPressはこれ以上のお金をかけずに使えるので、GWSとXserverドライブの導入について提案資料を作成すればいいですね。

方向性が見えてきました。頑張りまする。

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